Att bli papperslös är en viktig fas i digital transformation. Företag tjänar på att minska beroendet av papper och använda digitala medier för att dela information, göra anteckningar, skapa fakturor och mycket mer. En nyckelteknologi som hjälper alla med dokumentdigitalisering är OCR eller Optical Character Recognition.
OCR-tekniken gör det möjligt att konvertera innehåll från bilder till text, vilket gör digitaliseringsprocessen enklare och snabbare. Kombinationen av OCR och artificiell intelligens automatiserar nu det papperslösa arbetet och automatiserar digitaliseringsprocessen.
Vad är OCR-teknik och hur fungerar det?
Optisk teckenigenkänning konverterar textbilden till ett läsbart och redigerbart textformat. Med hjälp av en OCR-läsare kan vi skanna ett dokument, som kan vara ett kvitto, faktura, rapport etc. i bildformat. Det finns begränsningar med OCR-tekniken, som att den inte kan konvertera texten till ett redigerbart format. Innehållet i bilden kommer att konverteras till vanlig textdata.
OCR-konverteringsprocessen börjar med bildinsamling, där skannern får en bild och omvandlar den till binär data. Skannern klassificerar de ljusa områdena som bakgrund på bilden och de mörka områdena som text.
Det kommer sedan att rensa bilden och ta bort eventuella fel för att förbättra läsningen. Rengöringstekniker som används inkluderar:
- Snedvändning
- Avfläckande
- Borttagning av lådor
- Skriptigenkänning
Sedan, med en av de två tillämpliga algoritmerna, Mönstermatchning, och Feature Matching, får bilden sin näst sista form och innehåll. Mönstermatchning inkluderar att matcha varje tecken (kallad glyph) med butiksglyferna för att återskapa bilden i dess digitala version.
OCR:s roll vid digitalisering av dokument
Ny teknik och system har fortsatt att dyka upp när vi går vidare med digital transformation. Det krävs flera tekniker för att övergå från en tid då allt trycktes på papper till en era där papperslös verksamhet kommer att bli normal.
OCR är en av de tekniker som kan eliminera den tråkiga processen med manuell datainmatning och digitalisering. Här är hur OCR hjälper påskynda digitaliseringsprocessen för dokument:
- En inbyggd stavningskontroll flaggar alla fel och tvivel i bilden innan den konverteras till ett läsbart format. Olika program har olika stavningskontrollsystem och databaser; välj den som kan underlätta snabb felkorrigering.
- OCR-programmet som skannar pappersdokumentet kommer att köra en omfattande analys.
- Den kan också stavningskontrollera varje mening med funktionerna i MS Word. Det kommer samtidigt att lägga till nya och komplexa vetenskapliga termer till sin ordbok för ytterligare relevans.
Ett OCR-program har ett inbyggt system för att optimera mediadata och information. Det kan förbättra kvaliteten genom att optimera media med högre tydlighet och synlighet.
I ett OCR-program är de svarta och vita linjerna vanligtvis i konstläge och de sparas i GIF- och PNG-format. Men de svartvita fotografierna sparas i GIF- eller JPEG-format och färgfotografier sparas i JPEG-format. Företag måste sätta upp OCR-infrastrukturen för att utnyttja fördelarna med denna teknik.
Fördelar med OCR för dokumentdigitalisering
OCR-processen tillåter företag att digitalisera allt pappersarbete som är relaterat till deras verksamhet och tjänster. Med digitaliserade dokument kan företag dra nytta av högre säkerhet, tillgänglighet och noggrannhet.
Sparar utrymme
1 MB enhet kan lagra 500 sidor tryckt text. Där företag har massor av papper, föreställ dig vilket utrymme de kan spara genom att digitalisera med OCR.
Högre säkerhet
Pappersbaserade dokument kan nås av alla, men digitaliserade dokument kan skyddas med ett lösenord. Dessutom kan vi kontrollera loggfilerna för att veta vem som har tillgång till ett visst dokument.
Hjälpmedels
Digitaliserade dokument kan nås av vem som helst från var som helst i världen. De som har tillgång kan också söka efter de dokument som krävs, eftersom de digitaliserade dokumenten lagras på en central server.
Kostnadsbesparingar
Kostnaden för att lagra, hantera och bevara fysiska dokument är högre än att digitalisera dem. Digitaliserade versioner av dokument kommer inte att blekna bort eller ruttna. Digitala dokument kan dock hackas eller är utsatta för cyberstöld, men för det har vi skickliga säkerhetsåtgärder.
Sammanslagning av OCR, Deep Learning och AI i dokumentdigitalisering
När den integreras med system för djupinlärning kommer OCR-processen att ta ytterligare fart. Mekanismer för djupinlärning kan hjälpa till att extrahera strukturerad och ostrukturerad data från bilder med högre effektivitet och noggrannhet.
Dessutom kan den automatisera digitaliseringsprocessen, vilket minskar felpotentialen som följer med att människor digitaliserar varje dokument. Det finns verktyg och tjänster för maskininlärning som vi kan använda för att automatisera textextraktion i höga hastigheter och med flera layouter.
Inom dessa OCR-program finns nu bildigenkänningsverktyg, som påskyndar processen att identifiera och kommentera bilderna.
Allt detta arbete slutförs genom en enda lösning, integrerad i OCR-lösningen, eller som en inbyggd funktion.
Slutsats
Optisk teckenigenkänning (OCR) gör nya framsteg i branschen, vilket underlättar en enkel övergång från fysisk till digital dokumentation. Med ett brett utbud av tillgängliga verktyg, välj de som har alla funktioner och funktioner du behöver för enkel dokumentdigitalisering.
Med Shaips OCR, aktiverad med maskininlärningstjänster, får du data av hög kvalitet från intelligenta verktyg och tjänster. Vi konverterar textdata till ett maskinläsbart format och extraherar all information du behöver för en smidig digital transformationsprocess.
